Gebruiksonderzoek intranet – vraag het de medewerker!

Door PuurIDee

Een intranet ondersteunt medewerkers in hun dagelijks werk. Belangrijk dus dat dit gebruiksvriendelijk is ingericht. Je wilt namelijk dat medewerkers eenvoudig relevante informatie kunnen vinden en administratieve taken eenvoudig kunnen uitvoeren. Voor Debru Hoogwerk bouwden wij onlangs een nieuw intranet. Maar hoe gebruiksvriendelijk is deze eigenlijk? Tijd voor gebruiksonderzoek, door de medewerkers zelf!

Workshop Intranet

De teamdag op zaterdag 25 juni was natuurlijk dé gelegenheid om de medewerkers van Debru te vragen naar hun eerste ervaringen met het intranet. De werknemers kregen tijdens de Workshop Intranet allereerst een vragenlijst voorgelegd. Hieruit zou blijken waar ze het meest gebruik van maken, of ze tegen bepaalde problemen aanlopen en of er nog functionaliteiten missen in het intranet.

Inzichten: wat mist de bezoeker?

Uit de vragenlijst kwam onder andere dat men graag een eenvoudig in te vullen werkbon en urenstaat opgenomen wil hebben in het intranet. Ook kan men de nieuwsbrief niet vinden en is de planning niet duidelijk. Andere verkregen inzichten zijn dat het intranet eigenlijk te snel geïntroduceerd is waardoor de basis niet helemaal oké is. Er is behoefte aan meer instructies over de mogelijkheden van het intranet.

Usability-onderzoek: het intranet in actie!

Na het invullen van de vragenlijst, kregen de werknemers een aantal taken om uit te voeren op het intranet. Dit usability-onderzoek is een effectieve manier om gebruiksproblemen en –ervaringen te vinden. Met de volgende vier taken was een basis gelegd voor een gebruiksonderzoek

  • Bekijk je account en vul deze aan waar nodig
    Voor een aantal medewerkers bleek het account (profiel) lastig te vinden. Ook ging het toevoegen van ICE-nummers niet geheel vlekkeloos.
  • Voeg een item toe aan het machinistenhandboek
    Er zijn te veel items aanwezig in het handboek waardoor het moeilijk bleek om het juiste onderwerp te vinden. Daarbij zouden de werknemers graag op het gehele blok kunnen klikken in plaats van alleen op de titel. Het advies is dan ook om de items onder te verdelen in hoofdcategorieën en het complete blok klikbaar te maken.
  • Je wilt een weekendje weg, kijk in de planning of je dan vrij bent
    Nog niet alle medewerkers weten waar de planning te vinden is en wat er in de planning te vinden is. Ook missen de vakantie- en snipperdagen in de agenda.
  • Doe een ruilverzoek voor een dienst
    Slechts een deel van de medewerkers kan een ruilverzoek indienen, het is echter niet duidelijk welke medewerkers dit wel kunnen en welke niet. Hoe een ruilverzoek ingediend moet worden is ook niet altijd duidelijk. Het zelf verwijderen van een ingediend ruilverzoek is nog niet mogelijk.

“Door collega’s te vragen naar hun ervaringen met het intranet”, aldus Patrick de Vries van Debru, “kom je sneller de problemen tegen waar ze mee worstelen. Daarnaast stijgt de betrokkenheid en voelen ze zich meer verantwoordelijk binnen de organisatie. De kennis en expertise van PuurIDee maken ze tot de aangewezen partij om ons te helpen met het onderzoek!”

Belang van gebruikersinzichten

De beschikbare tijd om het intranet onder de loep te nemen was op deze teamdag maar heel kort. Toch zijn er zelfs in deze korte tijd zeer waardevolle inzichten naar boven gekomen. Een vervolgonderzoek gaat er daarom zeker komen, om dieper in een aantal problemen te kunnen duiken. Dit kan in de vorm van een interview met medewerkers of een expert review van onze collega Liza (usability en conversieadviseur). 

Dit soort onderzoeken zijn van belang om een intranet voortdurend te kunnen verbeteren. Maar ook voor je website is het raadzaam om je gebruikers te vragen naar hun ervaringen en zelf te zien hoe ze door je site heengaan! 

Liza Okken
Communicatiemedewerker usability en conversie

Stel je vraag of maak een afspraak